SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN
A. Pengertian
Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem yang
cukup kompleks. Sistem ini dapat berjalan dengan baik apabila semua proses
didukung dengan teknologi yang tinggi, sumber daya yang berkualitas, dan yang
paling penting komitmen perusahaan. Sistem Informasi Manajemen berguna untuk
mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah
organisasi. Sistem Informasi Manajemen bertujuan menghasilakn informasi yang
berguna untuk perusahaan. Kegiatan ini mendukung proses bisnis perusahaan dan
perlu diperhatikan untuk kelangsungan perusahaan. Oleh karena itu, komitmen
perusahaan untuk menjalankan Sistem Informasi Manajemen haruslah sangat tinggi
agar proses yang terjadi dilantai produksi menjadi menguntungkan bagi
perusahaan.
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang
mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah
perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya,
sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah
perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu
perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam
mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya
akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping
itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik.
Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak
informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data).
Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain
sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system).
Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas
adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.
Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi
yang harus diolah agar bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari. Daftar gaji
harus disiapkan, penjualan dan pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan:
semua ini dan hal-hal lainnya adalah kegiatan pengolahan data dan harus
dianggap bersifat pekerjaan juru tulis yang mengikuti suatu prosedur standar
tertentu. Komputer bermanfaat utnuk tugas-tugas pengolahan data semacam ini,
tetapi sebuah sistem informasi menajemen melkasanakan pula tugas-tugas lain dan
lebih dari sekedar sistem pengolahan data. Adalah sistem pengolahan informasi
yang menerapkan kemampuan komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen
dan bagi pengambilan keputusan.
Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai
sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi,
penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya
terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen
sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk
membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian
manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung
perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.
Definisi sebuah sistem informasi manajemen,
istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu
(intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi,
manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini
menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer,
prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”.
B. Penerapan Sistem Informasi
Manajemen Bagi Perusahaan
Semua kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan
memerlukan informasi. Demikian pula sebaliknya, semua kegiatan menghasilkan
informasi, baik yang berguna bagi perusahaan yang melaksanakan kegiatan
tersebut maupun bagi perusahaan lain diluar perusahaan yang bersangkutan, oleh
sebab informasi berguna untuk semua macam dan bentuk kegiatan dalam perusahaan.
Apabila sistem informasi manajemen dirancang dan
dilaksanakan dengan baik, maka akan banyak manfaat yang bisa diperoleh
manajemen perusahaan, yaitu mempermudah manajemen dan membantu serta menunjang
proses pengambilan keputusan manajemen. Karena sistem informasi manajemen
menyediakan informasi bagai manajemen perusahaan dimana sistem informasi
manajemen tersebut dilaksanakan.
Sebagai masukan dalam proses pengambilan keputusan
informasi memegang peranan penting. Pentingnya peranan informasi bagi pemimpin
adalah untuk mengambil keputusan sebagai dasar tindakan di masa mendatang.
Suatu keputusan yang dihasilkan dengan tidak berdasarkan pada penggunaan
informasi yang tepat akan berakibat pada pengambilan keputusan yang cukup fatal
dan tidak dapat dipergunakan untuk mencapai tujuan.
Manajemen menggunakan informasi untuk dua tujuan
yaitu perencanaan dan pengawasan. Perencanaan terjadi sebelum pelaksanaan
aktivitas organisasi. Tujuan yang ditentukan oleh proses perencanaan harus
dicapai dengan aktivitas itu. Meskipun perencanaan meliputi semua tingkat
organisasi, tetapi kebanyakan terjadi pada tingkat keputusan strategis dan
taktis.
Perencanaan banyak bergantung pada peramalan dan dan
informasi dari luar. Pengendalian merupakan hal mebandingkan hasil aktual
dengan rencana yang ditentukan pada proses perencanaan. Demikian pentingnya
peranan sistem informasi manajemen dalam usaha pencapaian tujuan, sehingga
jelaslah bahwa penggunaan dari sistem informasi manajemennya harus dikaitkan
dengan usaha-usaha modernisasi, sedang proses modernisasi hanya dapat terjadi
bila ditarik manfaatnya dari kemajuan yang telah dicapai dalam bidang ilmu
pengetahuan dan teknologi.
Dalam manfaat dan peranan sistem informasi manajemen
seorang pemimpin dapat mengikut sertakan orang lain dalam arti memikirikan
masalah bersama-sama dan bersama pula bertanggung jawab dalam pencapaian tujuan
perusahaan
Hampir di seluruh sektor bisnis di dunia ini
menggunakan sistem informasi di perusahaan mereka. Bukan hanya itu, mereka pun
selalu berusaha melakukan berbagai macam cara untuk menggembangkan sistem
informasi yang digunakan di perusahaan mereka. Hal tersebut disebabkan karena sistem
informasi memegang peranan yang cukup penting dalam bisnis mereka.
C. Peran Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen (SIM) dapat menolong
perusahaan untuk meningkatkan
efisiensi operasional, memperkenalkan inovasi dalam bisnis, dan membangun
sumber-sumber informasi strategis.
1. Meningkatkan
efisiensi operasional
Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat
menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional
membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost
leadership).
Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem
informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri
tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau
kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar.
Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah
mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru
yang lebih bernilai dengan mereka.
2. Memperkenalkan
inovasi dalam bisnis
Penggunaan ATM (automated teller machine) dalam
perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi.
Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis
melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun.
Penekanan utama dalam sistem informasi strategis
adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara
perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal
ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada
agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan
telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut, maka mereka akan
segan utnuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.
3. Membangun
sumber-sumber informasi strategis
Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan
untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam
keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat
lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem
informasi, dan melatihend users.
Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk
membuat basis informasi strategis (strategic information base) yang dapat
menyediakan informasi untuk mendukung strategi bersaing perusahaan. Informasi
ini merupakan aset yang sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang efisien
dan manajemen yang efektif dari perusahaan. Sebagai contoh, banyak usaha yang
menggunakan informasi berbasis komputer tentang konsumen mereka untuk membantu
merancang kampanye pemasaran untuk menjual produk baru kepada konsumen.
D. Fungsi Utama Sistem
Informasi Manajemen
1.
Sistem Informasi untuk
Operasi Bisnis
Sistem Informasi Operasi memproses data yang
berasal dari dan yang digunakan dalam kegiatan usaha. Peranan sistem informasi
untuk operasi bisnis adalah untuk memproses transaksi bisnis, mengontrol proses
industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien.
a. Transaction
Processing Systems
Transaction processing systems (TPS) berkembang
dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin
menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing systems). TPS
mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan,
pembelian, dan perubahan persediaan. TPS menghasilkan berbagai informasi produk
untuk penggunaan internal maupun eksternal. Sebagai contoh, TPS membuat
pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian,
formulir pajak dan rekening keuangan. TPS juga
memperbaharui database yang digunakan perusahaan untuk diproses lebih
lanjut oleh SIM.
b. Process
Control Systems
Sistem informasi operasi secara rutin membuat
keputusan yang mengendalikan proses operasional, seperti keputusan pengendalian
produksi. Hal ini melibatkan process control systems (PCS) yang
keputusannya mengatur proses produksi fisik yang secara otomatis dibuat oleh
komputer.
c. Office
Automation Systems
Office automation systems (OAS) mengumpulkan,
memproses, menyimpan, dan mengirim data dan informasi dalam bentuk komunikasi
kantor elektronik. Contoh
dari office automation (OA) adalah word processing, surat
elektronik (electronic mail), teleconferencing, dan
lain-lain.
2.
Sistem Informasi untuk
Pengambilan Keputusan Manajemen.
Sistem informasi manajemen atau SIM (management
information system) adalah sistem informasi yang dirancang untuk menyediakan
informasi akurat, tepat waktu, dan relevan yang dibutuhkan untuk pengambilan
keputusan oleh para manajer. Konsep SIM adalah meniadakan pengembangan yang tidak
efisien dan penggunaan komputer yang tidak efektif. Konsep SIM sangat penting
untuk sistem informasi yang efektif dan efisien oleh karena:
Menekankan pada orientasi manajemen (management
orientation) dari pemrosesan informasi pada bisnis yang bertujuan mendukung
pengambilan keputusan manajemen (management decision making).
Menekankan bahwa kerangka sistem (system framework)
harus digunakan untuk mengatur penggunaan sistem informasi. Penggunaan sistem
informasi pada bisnis harus dilihat sebagai suatu integrasi dan berhubungan,
tidak sebagai proses yang berdiri sendiri.
3.
Sistem Informasi untuk
Keuntungan Strategis
Sistem informasi dapat memainkan peran yang besar
dalam mendukung tujuan strategis dari sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan
dapat bertahan dan sukses dalam waktu lama jika perusahaan itu sukses membangun
strategi untuk melawan kekuatan persaingan yang berupa :
a. Persaingan
dari para pesaing yang berada di industri yang sama
b. Ancaman
dari perusahaan baru.
c. Ancaman
dari produk pengganti.
d. Kekuatan
tawar-menawar dari konsumen.
e. Kekuatan
tawar-menawar dari pemasok.
E. Macam
Sistem Informasi Manajemen
1.
Information Reporting
Systems
Information reporting systems (IRS) menyediakan
informasi produk bagi manajerial untuk membantu mereka dalam pengambilan
keputusan dari hari ke hari. Akses data IRS berisi informasi tentang operasi
internal yang telah diproses sebelumnya oleh transaction processing
systems. Informasi produk memberi gambaran dan laporan yang dapat dilengkapi oleh :
a.
Berdasarkan permintaan.
b.
Secara periodik.
c.
Ketika terjadi situasi
pengecualian.
Sebagai contoh, manajer penjualan dapat menerima
laporan analisa penjualan setiap minggunya untuk mengevaluasi hasil penjualan
produk.
2.
Decision Support
Systems
Decision support systems (DSS) merupakan
kemajuan dari information
reporting systems dan transaction processing systems. DSS adalah
interaktif, sistem informasi berbasis komputer yang menggunakan model keputusan
dan database khusus untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi
manajerial end users. Sebagai contoh, program kertas kerja elektronik
memudahkan manajerial end user menerima respon secara interaktif
untuk peramalan penjualan atau keuntungan.
3.
Executive Information
Systems
Executive information systems (EIS) adalah tipe
SIM yang sesuai untuk kebutuhan informasi strategis bagi manajemen atas. Tujuan
dari sistem informasi eksekutif berbasis komputer adalah menyediakan akses yang
mudah dan cepat untuk informasi selektif tentang faktor-faktor kunci dalam
menjalankan tujuan strategis perusahaan bagi manajemen atas. Jadi EIS harus
mudah untuk dioperasikan dan dimengerti (O’brien, 2000).
F.
Strategi Bersaing
Beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk
memenangkan persaingan adalah:
1. Cost
leadership (keunggulan biaya) – menjadi produsen produk atau jasa dengan
biaya rendah.
2. Product
differentiation (perbedaan produk) – mengembangkan cara untuk menghasilkan
produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing.
3. Innovation –
menemukan cara baru untuk menjalankan usaha, termasuk di dalamnya pengembangan
produk baru dan cara baru dalam memproduksi atau mendistribusi produk dan jasa.
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar